Zes tips om meer te halen uit werken op kantoor – Deel II
Werken op kantoor is een hot topic, in deze blog geeft Linda Mostert, Adviseur Gedrag en Verandering bij YNNO haar tips om meer uit werken op kantoor te halen. DIt is een vervolg op het eerste deel dat in ons E-zine verscheen.
In deel I heb ik tips gedeeld hoe je aan de hand van de drie psychologische basisbehoeften autonomie, competentie en verbondenheid méér kunt halen uit het werken op kantoor. Tips om prettig, effectief en productief te functioneren zodat je met een voldaan gevoel aan het einde van de dag weer naar huis gaat. Als gedrags- en veranderkundige bij YNNO zet ik mij samen met mijn collega’s dagelijks in om de wereld van werk beter te maken en daarom ben ik ervan overtuigd dat dit mogelijk is.
In deel II ga ik dieper in op twee van de drie systemische basisprincipes, namelijk uitwisseling en ordening. De tips zijn gebaseerd op mijn eigen projectervaringen en op wetenschappelijke gedragsinzichten, zoals de Self-Determination Theory over psychologische basisbehoeften en motivatie. Maar ook op inzichten over huidige motivatoren in werk waar bijvoorbeeld McKinsey & Company onderzoeken over publiceert, de basisprincipes van systemisch kijken en kennis over het Psychologisch Contract. Wil je hier meer over weten, dan verwijs ik je graag naar bijgevoegde bronnenlijst.
Tip 4: Temper verwachtingen
Teams en organisaties zijn, net als een kudde, een levend systeem. Levende systemen floreren met de juiste ordening, (ver)binding en uitwisseling. In andere woorden: wie (of wat) gaat voor op wie (of wat), wie hoort waarbij en wat wordt er onderling gegeven en ontvangen. Over de (ver)binding heb ik al het een en ander gezegd in deel I en daarom richt ik me nu vooral op de principes uitwisseling en ordening waarbij de uitwisseling tussen organisatie en medewerker in relatie tot kantoorgebruik interessant is én de uitwisseling tussen verschillende collega’s.
Wat we van de uitwisseling tussen de organisatie en medewerker verwachten, buiten wat in ons arbeidscontract staat, is vaak impliciet. Dit betreft de verwachtingen van de medewerker ten aanzien van de organisatie waarvoor hij of zij zich inspant en ook de verplichtingen die gevoeld worden als tegenprestatie. We weten uit onderzoek dat tevredenheid helaas vooral te maken heeft met wat men verwácht te krijgen, in tegenstelling tot wat men daadwerkelijk krijgt. Onze verwachtingen van kantoorwerk zijn hoger geworden. Gekleurd door het thuiswerken waar we het gemak hadden van onze eigen favoriete koffie, de ideale temperatuur, een inrichting van een kamer naar jouw zin en – misschien – hardware van onze keuze. We verwachten meer luxe op kantoor dan thuis (Oldman, 2022). We verwachten ook meer aandacht van de werkgever voor individuele vitaliteit, vanwege negatieve effecten van thuiswerken die we hebben ervaren. Doordat we al onze verhoogde verwachtingen meenemen, is de kans groot dat de werkgever teleurstelt.
Mijn tip voor jou als werknemer: Vergelijk de verwachtingen die je voor en na corona had. Bedenk welk contract jij mentaal hebt met je werkgever, of dit passende en realistische verwachtingen zijn en of je daar beiden aan voldoet.
Mijn tip voor jou als leidinggevende: Bespreek met je medewerkers wat de verwachtingen buiten het arbeidscontract zijn. Schets indien nodig voor je werknemers welke verworven rechten die zij claimen, niet wederzijds overeengekomen zijn en wat er wel overeengekomen is. Een open en gezonde uitwisseling heeft het soms ook nodig om met dingen te stoppen. Interventies op de individuele vitaliteit bijvoorbeeld, helpen opgaven soms niet verder of werken deze zelfs tegen. Denk aan yogaruimtes, fruitmanden en dieetcoaches; daar maken vaak alleen de medewerkers gebruik van die toch al gezond bezig waren.
Tip 5: Kom naar kantoor om de juiste redenen
Organisaties met een vitale organisatiecultuur presteren goed en ontwikkelen zich. Deze cultuur wordt bepaald door de kwaliteit van de uitwisseling tussen collega’s. Uitwisseling gaat over producten die we aan elkaar opleveren en kennisuitwisseling, ook wel de taakcohesie genoemd. Het gaat daarnaast ook over sociale cohesie. Ik verneem veel legitieme zorgen over de uitwisseling op kantoor. Het lukt blijkbaar nog niet om elkaar op de juiste manier fysiek te treffen. Ik hoor regelmatig dat medewerkers pogingen doen om dit op te lossen door naar kantoor te gaan, maar daar ervaren dat het pand half leeg is en dat iedereen solitair zit te werken. Een volgende keer maken ze (om de verkeerde reden) de keuze om toch maar thuis te blijven.
Mijn tip voor jou als werknemer: Bespreek de uitwisseling onderling. De pandemie was voor veel teams een vergrootglas op verbindings- en uitwisselingsproblemen die er voorheen al waren. Begin daarom bij het begin. Ga terug naar wat er op papier staat. Goede functiebeschrijvingen helpen hierbij, haal er de persoonlijke voorkeuren uit. Dit geeft ruimte om de cohesie op taakniveau op orde te brengen. Ga daarna in gesprek over sociale cohesie en persoonlijke behoeften van jou en je collega’s, zodat je daar ook in kunt verbeteren. Stem jullie werkritmes op elkaar af en kom gericht naar kantoor om samen te werken.
Mijn tip voor jou als leidinggevende: Voorkom dat je dit probleem probeert op de lossen door een vast aantal kantoordagen te verplichten. In teams waar de uitwisseling is verstoord, was deze vóór corona ook niet op orde. Help het team om de oorzaken van de verstoorde uitwisseling te zien en aan te pakken. Stem ook jouw eigen werkritme en wenselijke uitwisseling met de collega’s af, want je zal niet de eerste leidinggevende zijn die elke dag wel ergens fysiek bij wordt uitgenodigd.
Tip 6: Laat binnen heldere kaders iedereen eigen keuzes maken
Ik gebruik de afgelopen jaren vaak een foto van de Vecht door Utrecht als metafoor om het belang van heldere kaders uit te leggen. Je ziet de rivier met daaroverheen een brug, een aantal boten die verschillende kanten op varen en één die een scherpe u-bocht maakt. De oevers van de Vecht staan symbool voor de heldere kaders die bepalen welke weg individuen en teams kunnen kiezen om hun werk te doen. Deze worden door de organisatie bepaald en gaan vóór ieders persoonlijke voorkeuren. Dit is de ordening die nodig is om het systeem te laten floreren. Binnen de kaders is het belang van autonomie groot, zodat we gemotiveerd blijven. Dat lazen we in tip 1. Maar autonomie is niets waard, als het te niet wordt benut door het gebrek aan richting.
Mijn tip voor jou als werknemer: Geef aan wat je nodig hebt van de organisatie. Ik denk regelmatig terug aan de tijd dat ik outdoor trainingen begeleidde. Vaak moesten teams oefeningen volbrengen waarin deelnemers geblinddoekt waren en wachtten op instructies van een leidinggevende. De meest succesvolle teams hadden één ding gemeen: de teamleider nam het team mee in wat het eindresultaat moest worden en de teamleden gaven aan wat zij nodig hadden om daaraan bij te dragen. Gaat een teamleider stap voor stap teamleden vertellen wat ze moeten doen, dan gaat het bij het eerste beste obstakel mis. In de huidige tijdsgeest is het van belang dat jouw leidinggevende of jouw team weet, dat zelf aan de bel trekt als jij ergens tegenaan loopt. Dan kunnen ze je verder de vrijheid geven waar je behoefte aan hebt.
Mijn tip voor jou als leidinggevende: Neem je medewerkers op inspirerende wijze mee en bied ruimte voor zingeving en verbeeldingskracht. Als men het einddoel weet, is er weinig management nodig. Dan gebruiken medewerkers hun eigen creativiteit en probleemoplossend vermogen en overbruggen ze de meeste hobbels zelf. Werk je met zelfsturende teams, verdiep je dan in de ordeningsprincipes die bijvoorbeeld bij Buurtzorg voor succes zorgden (Thieke, 2022). Ook in dit soort teams is het nodig dat de organisatie richting geeft en dat jij die, waar nodig, doorvertaalt naar het team.
Tot slot
De conclusie luidt: Ja, het kan zeker anders. We hoeven niet naar kantoor met een gevoel van ‘is dit het nou?’. Er valt iets te halen op plekken waar we fysiek samenwerken. Met de juiste energie en motivatie en een aantal verschuivingen kunnen we onze manier van werken en de rol van het kantoor verbeteren.
Bij YNNO zetten we de mens en het werk centraal. Dat betekent dat wij overtuigd zijn dat de medewerkers de experts zijn. Zij zijn degenen die het beste weten wat hun behoeften zijn. Wel hebben we allemaal af en toe een ander perspectief en educatie nodig om op onze behoeften te reflecteren. Daarnaast ook een omgeving die ontvankelijk is voor dingen die we anders willen gaan doen, zodat je niet met je nieuwe gewoonten in oude processen vastloopt. Middels mijn tips hoop ik dat we samen, stapje voor stapje, de wereld van werk verbeteren.
Wil je meer weten of van gedachten wisselen, neem dan contact met me op!
