Sociaal welzijn op kantoor vraagt om méér dan een goede koffiecorner

• nieuws
• hybride werken

Op 4 oktober promoveerde Susanne Colenberg aan de TU Delft op haar studie 'Beyond the coffee corner'. Het proefschrift is zowel theoretisch interessant als relevant voor de praktijk.

Zes studies, elk met een verschillende onderzoekmethode, geven een goed onderbouwd beeld hoe de indeling en inrichting van kantoren kunnen bijdragen aan sociale interactie en verbondenheid.

Het proefschrift focust vooral op de sociale aspecten van welzijn. Hoe gaan mensen met elkaar om? Voelen zij zich thuis in de groep? Hoe kan de fysieke ruimte sociale interactie en verbondenheid ondersteunen? Een belangrijk onderwerp, temeer daar de coronapandemie en veelvuldig thuiswerken heeft onderstreept hoe essentieel sociaal contact is voor ons werk en welbevinden.

Meten van sociaal welzijn

Om meer inzicht te krijgen in wat sociaal welzijn op het werk inhoudt en de rol van het kantoor hierin zijn bestaande interviewdata geanalyseerd over hoe kantoorwerkers hun werkomgeving ervaren. Hieruit komen drie thematische clusters naar voren: 1) behoefte aan sociale interactie, nabijheid, verbondenheid, er bij horen; 2) positieve of negatieve omgevingskenmerken met betrekking tot identiteit, privacy, geluid en drukte; en 3) (territoriaal) gedrag, normen stellen en elkaar corrigeren versus onsociaal gedrag zoals onverschilligheid en polarisatie. Op basis van uitspraken van kantoormedewerkers en bestaande vragenlijsten is een schaal ontwikkeld waarmee je kunt meten welk effect veranderingen in de organisatie of werkomgeving hebben op sociaal welzijn. De schaal telt twee groepen met elk vijf indicatoren: ‘verbondenheid’ (goede en prettige relaties met collega’s, gevoel van saamhorigheid op het werk) en ‘veiligheid’ (de behoefte om geaccepteerd en gerespecteerd te worden).

Aandachtspunten voor workplace managers

Het literatuuronderzoek laat zien dat grote open werkruimten (‘kantoortuinen’) en veel achtergrondgeluid niet bevorderlijk zijn voor sociaal welzijn. Goed licht, planten en persoonlijke invloed op de omgeving hebben een positieve invloed op lichamelijk en psychisch welzijn. “Active design” leidt tot minder aaneengesloten zitten.

Op basis van haar andere studies onderscheidt Colenberg vier typen ontwerpstrategieën: comfort realiseren, gezond gedrag stimuleren, herstel ondersteunen, en sociaal welzijn bevorderen. De ‘comfortstrategie’ heeft betrekking op het verminderen van belasting en gezondheidsrisico's zoals stress door geluid of drukte. De andere drie benaderingen zijn gericht op het bevorderen van welzijn en het floreren van medewerkers door het versterken van hun mentale en fysieke reserves.

Een van de deelstudies laat zien dat kleine, relatief afgezonderde kamers zorgen voor een grotere tevredenheid met privacy en minder hinder van geluid met zich meebrengen dan privacy-schermen rondom het bureau, zachte vloerbedekking en het inperken van vrij zicht op de medewerkers.

Op basis van diepte-interviews met ervaren interieurontwerpers laat Colenberg zien hoe ontwerpers proberen om informele contacten en verbondenheid te stimuleren. Dit heeft een mind-map opgeleverd met doelen en middelen relaties, met als hoofddoelen verbinding (sociale cohesie, teamgeest) en sociale interactie (face-to-face ontmoetingen). Deze zijn uitgewerkt in indicatoren zoals zichtbaarheid, keuzevrijheid en openheid/beslotenheid, en op concreet niveau vertaald in bijvoorbeeld wand- en vloerafwerking en ruimtelijke lay-out. Ontwerpers focussen zich vooral op het stimuleren van toevallige ontmoetingen en het creëren van plekken waar mensen in een informele sfeer bij elkaar kunnen zijn. De oplossing wordt gezocht in aantrekkelijke, ruime, herkenbare en centraal gelegen pauzeruimtes. De verwachting is dat dit bijdraagt aan het gevoel van verbondenheid tussen de mensen die in het kantoor werken. Dit soort plekken is ook bedoeld om groepsidentiteit en een gevoel van geborgenheid uit te stralen. Daarnaast proberen interieurontwerpers door hun ontwerpkeuzes mensen aan te moedigen om informele interacties weg te houden van de werkplekken en zo ongewenste afleiding tegen te gaan. Verbondenheid kan ook gestimuleerd worden door het bieden van groeps-privacy voor persoonlijke gesprekken.

We weten al veel, maar ook nog veel niet

De ideeën en aannames van de ondervraagde ontwerpers klinken plausibel, maar moeten nog getoetst worden aan de daadwerkelijke invloed van kantoorruimten op hoe mensen zich voelen en gedragen in relatie tot anderen, om zo meer “evidence-based” te kunnen ontwerpen. Een andere vraag voor verder onderzoek is wat kantoormedewerkers ervaren als een “sociaal kantoor”. Welke “ontworpen functionaliteiten” beïnvloeden hun beleving en gedrag? Inzicht hierin is zowel van belang voor ontwerpers als voor leidinggevenden en werkplekmanagers die verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de werkomgeving. Daarbij gaat het niet alleen goede pauzeruimten, maar ook om een goede balans tussen communicatie/concentratie en open/besloten ruimten, grootte en locatie van plekken, en plekken waar je zowel geconcentreerd kunt werken als kunt ontspannen en collega’s kunt ontmoeten. In combinatie met de vraag naar een optimale balans tussen thuis werken en op kantoor, vanuit het perspectief van de organisatie, teams, individuele medewerkers en de maatschappij, kan de volgende promovendus zich alvast warm lopen.

Lees Beyond the coffee corner -  Workplace design and social well-being hier.

Een uitgebreidere beschouwing over dit proefschrift volgt in Smart Workplace Magazine 12