Hoe optimaliseer je bezetting en benutting van onderwijsruimtes?
Het optimaliseren van bezetting en benutting van onderwijsruimtes is een van de grootste uitdagingen voor het hoger onderwijs. Dat bleek tijdens een College Tour van Smart WorkPlace partner Measuremen.
Tijdens de College Tour op 18 november deelden Willemijn Maes (Universiteit Utrecht), Christiaan Wesselius (De Haagse Hogeschool), René Hagels (Radboud Universiteit), en Raimond Hutten (Hogeschool Windesheim) hun ervaringen tijdens de coronacrisis met elkaar en met een groot publiek. Justin Timmer van Measuremen blikt terug en kijkt vooruit.
De panelleden gaven aan dat aansluiten met onderwijsruimtes bij het onderwijs momenteel een grote uitdaging is. Er verandert veel qua onderwijsvormen en bovendien hebben ze te maken met restricties, waar ze zich noodgedwongen zo flexibel mogelijk moeten opstellen. Ze schetsen verschillende dilemma’s:
- Hoe moeten ruimtes worden opgevuld, wanneer de capaciteit is teruggebracht naar 30 procent?
- Voor een deel van de opleidingen, zoals bij praktijkonderwijs, is fysieke aanwezigheid voorwaardelijk.
- De prioritering van eerstejaars studenten (Bachelor en Master) voor wie community-vorming erg belangrijk is.
- Hoe vindt toetsing plaats, waarbij fysieke aanwezigheid ook een belangrijk onderdeel is.
Christiaan Wesselius van de Haagse Hogeschool merkte dat ze in het begin van de lockdown wat terughoudend waren wat betreft het faciliteren van fysiek onderwijs maar merkt nu toch dat fysiek onderwijs wel heel erg gewaardeerd wordt door studenten en docenten. René Hagels vertelde dat bij de Radboud Universiteit zelfs extra theaterzalen worden gehuurd om aan de behoefte aan fysiek onderwijs te voldoen. De conclusie na afloop van de College Tour was dat maximale bezetting halen binnen de kaders voor veel onderwijsinstellingen nu erg belangrijk is. Maar hoe realiseer je dit?
Daarbij zijn er verschillende uitdagingen:
- In sommige faculteiten is de behoefte een stuk groter dan in andere faculteiten. Daardoor moeten studenten efficiënt over de beschikbare locaties verspreid worden om bezetting te optimaliseren.
- Onderwijsinstellingen hebben veel te maken met ‘no shows’, gevallen waar een ruimte wordt gereserveerd maar deze niet wordt bezet. Dit gaat ten koste van het efficiënt bezetten van de ruimtes.
- Daarnaast komt het ook voor dat ruimtes gebruikt worden die niet gereserveerd zijn. Bij een van de klanten van Measuremen zorgde dit type van bezetting, bij één locatie, voor meer dan 50 procent van de daadwerkelijke bezetting.
UIt het bovenstaande blijkt dat de reserveringsgegevens vaak erg ver afliggen van het daadwerkelijke gebruik. Er zijn blijkbaar culturele verschillen tussen de locaties wat betreft het reserveren van ruimtes. Als we gaan kijken naar de activiteitenanalyse, zien we dat studenten die in de ruimtes zitten die ze niet gereserveerd hebben, hier voornamelijk zelfstudie uitvoeren. Blijkbaar gaan studenten naar de faculteit om hier te studeren en zien ze wel waar/of er een ruimte vrij is. Eén studerende student in een overlegruimte is natuurlijk suboptimaal efficiënt gebruik van ruimte maar het laat wel zien dat er blijkbaar wel behoefte is aan studieplekken.
Het feit dat reserveringsdata erg kunnen afwijken van de daadwerkelijke bezetting heeft in beide gevallen nadelige gevolgen:
- Als de data te laag zijn gaat het ten koste gaat van efficiënt gebruik.
- Als de data te hoog zijn, worden de restricties overtreden.
Het onderzoeken van de daadwerkelijke bezetting geeft een eerste inzicht in wat de gepaste vervolgstappen zijn per locatie:
- Studenten kunnen aan de hand van deze data gewezen worden op het foutief gebruik van de ruimtes middels mails of het fysiek langs de ruimtes gaan.
- Meer oplossingsgerichte acties liggen in het faciliteren van de momentane behoeftes. Zoals bijvoorbeeld het faciliteren van meer (en veilige) individuele studieplekken.
Gezamenlijk zien we in ieder geval, dat studenten behoefte hebben aan fysieke interactie met studenten en docenten waarmee ze kunnen praten, discussiëren, en experimenteren. Waarbij zij ruimtes en materialen nodig hebben die dit zo optimaal mogelijk realiseren. Door de bezetting te optimaliseren kunnen we zoveel mogelijk studenten in hun studiebehoeften faciliteren.
